Canal de denuncias
Promueve la transparencia de tu empresa a través de un Sistema Interno de Información anónimo.
¿Qué es un canal de denuncias?
Se trata de una herramienta diseñada para proteger a las personas que informan y para garantizar que la organización pueda detectar y resolver los problemas a tiempo.
Un canal de denuncias es un sistema que permite a cualquier persona vinculada con la organización (empleados, clientes, proveedores o colaboradores) comunicar de manera segura y confidencial aquellas conductas que puedan suponer una irregularidad, un incumplimiento legal o una práctica contraria a los valores de la empresa.
Gracias a este canal, es posible dar respuesta a situaciones como acoso, fraude, corrupción, uso indebido de recursos o incumplimiento normativo.
Más allá de la obligación legal que existe en España desde la Ley 2/2023, el canal de denuncias representa un compromiso con la transparencia, la ética y la responsabilidad corporativa, reforzando la confianza tanto de los equipos internos como de clientes y socios.
¿Qué empresas deben contar con un canal de denuncias?
La obligación de implantar un canal de denuncias está regulada por la Directiva (UE) 2019/1937 y por la Ley 2/2023 en España.
El incumplimiento de esta obligación puede conllevar sanciones económicas y administrativas.
Deben disponer de este sistema
- Empresas con 50 o más trabajadores.
- Entidades del sector público.
- Determinadas empresas privadas, aunque no alcancen los 50 empleados, si operan en sectores específicos como servicios financieros, prevención del blanqueo de capitales, transporte o seguridad.
En cuanto a los plazos
- Las empresas de 250 o más empleados y las entidades públicas están obligadas a contar con el canal desde el 13 de junio de 2023.
- Las empresas de entre 50 y 249 empleados debían implantarlo antes del 1 de diciembre de 2023.
¿Cumples con la ley de protección al informante?
Evita sanciones de hasta 1 millón de euros y refuerza la ética corporativa implantando nuestro canal de denuncias.
Otros servicios relacionados
Implementación y diseño del proyecto
En esta primera fase se establece la estructura y responsabilidad del canal de denuncias. Entre las principales acciones se incluyen:
- Definición del Responsable de Información (R.I.) y su aprobación formal.
- Registro del nombramiento del R.I. ante la Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.).
- Desarrollo de modelos de actas y certificados relacionados con el nombramiento del R.I.
- Creación de modelos de comunicación dirigidos a empleados, representantes legales de los trabajadores, clientes y proveedores.
- Elaboración y aprobación de políticas y procedimientos internos que regulen el funcionamiento del canal.
- Definición de usuarios y roles de acceso, garantizando que cada persona tenga permisos adecuados según sus responsabilidades.
Esta fase asegura que el canal se diseñe conforme a la normativa vigente y que su funcionamiento sea seguro, transparente y estructurado.
Integración e implementación del canal de denuncias
En esta fase se lleva a cabo la personalización y puesta en marcha del canal de denuncias, asegurando que funcione de manera práctica, segura y alineada con la identidad de la empresa. Las acciones principales incluyen:
- Personalización y adaptación del canal conforme a la estética y estilo corporativo de la empresa.
- Incorporación de todos los documentos legales, que estarán disponibles y vinculados dentro del canal, incluyendo: políticas del canal, política de privacidad, procedimientos internos, canales externos de información, declaración de privacidad para empleados y guía de uso del canal.
- Alta de todos los usuarios en la aplicación, asignando a cada uno su rol específico y configurando las funcionalidades correspondientes a ese rol.
- Definición y categorización de las denuncias, para permitir una gestión organizada y eficiente.
- Edición del formulario de denuncias, adaptándolo al estilo de la empresa y asegurando que sea intuitivo y accesible.
- Desarrollo del espacio público del canal, donde se integran todos los contenidos previos, garantizando que estén disponibles y accesibles para empleados, clientes y cualquier persona vinculada a la organización que necesite consultarlos.
Esta fase asegura que el canal no solo cumpla con la normativa legal, sino que también sea coherente con la identidad corporativa y fácil de usar para todos los participantes
Gestión de denuncias y expedientes asesorados
En esta fase se asegura la recepción, seguimiento y cierre de todas las denuncias, con un acompañamiento activo de nuestro departamento legal:
- Recepción y validación de las denuncias, asegurando que cada comunicación cumpla con los requisitos formales.
- Gestión integral de las denuncias por nuestro departamento legal, que procesa cada caso desde el primer momento.
- Asesoramiento continuo al Responsable Interno de Información (R.I.), colaborando estrechamente durante los primeros tres meses, periodo en el que se realiza la investigación e instrucción de la información de la denuncia.
- Clasificación y asignación correcta de cada caso, garantizando que sea tratado por la persona o área adecuada.
- Verificación del cumplimiento de las obligaciones de comunicación con el informante, asegurando la transparencia y confidencialidad.
- Revisión y cierre de los expedientes, garantizando que los informes y conclusiones estén completos y documentados correctamente.
- Creación y mantenimiento de libros de registro, así como revisiones anuales de situación, informes y estadísticas para cumplir con la normativa vigente.
Gracias a este modelo, nuestro equipo legal asegura que cada denuncia se gestione de manera profesional, confidencial y conforme a la ley, ofreciendo soporte al R.I. durante todo el proceso de investigación.
Características software del canal de denuncias
- Web de denuncias customizable.
- Cumplimiento de las medidas de seguridad del art. 32 RGPD.
- Filtrado de denuncias.
- Canales de denuncias adicionales en diferentes idiomas.
- Comunicación segura gracias al Sistema de Comunicación Interno con el informante.
- Anonimato de las denuncias.
- Asignación y reasignación de los casos previamente anonimizados.
- Sistemas de cifrado.
- Módulo de gestión de casos.
- Creación de estadísticas y libros de registro por sociedades.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio implantar un canal de denuncias en mi empresa?
Sí. Según la Ley 2/2023 y la Directiva (UE) 2019/1937, están obligadas todas las empresas de 50 o más trabajadores, las entidades del sector público y ciertas empresas privadas de sectores específicos. El incumplimiento puede acarrear sanciones económicas y administrativas.
¿Puedo garantizar el anonimato de las personas que denuncian?
Sí, la ley protege a las personas que utilizan el canal de denuncias y establece que la información debe tratarse de manera confidencial. Las empresas deben contar con sistemas que permitan que las denuncias se presenten de forma anónima, siempre cumpliendo con la normativa de protección de datos.
¿Qué consecuencias legales hay si no tengo un canal de denuncias?
El incumplimiento de la obligación de disponer de un canal de denuncias puede acarrear sanciones económicas significativas. Según el régimen sancionador establecido en la Ley 2/2023, las cuantías son las siguientes:
- Infracciones leves: multas de hasta 100.000 € para las personas jurídicas.
- Infracciones graves: multas entre 100.001 € y 600.000 €.
- Infracciones muy graves: multas entre 600.001 € y 1.000.000 €.
Además de las sanciones económicas, las infracciones muy graves pueden conllevar medidas adicionales, como la amonestación pública, la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo máximo de cuatro años, o la prohibición de contratar con el sector público durante un plazo máximo de tres años.
¿Qué beneficios tiene la implementación de un canal de denuncias?
- Mejora y ofrece una imagen positiva de tu negocio de forma interna y hacia terceros.
- Detecta y previene de forma temprana los delitos o irregularidades producidos dentro de la empresa.
- Promueve una cultura de transparencia dentro de la empresa.
- Ofrece valor a tu negocio y una mayor confianza a los clientes.
- Evita el riesgo de sanciones o multas económicas para tu negocio.
¿De qué protege la ley?
La «Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción» obliga a las empresas a implementar un Sistema Interno de Información.
Las finalidades de esta ley son la de proteger a las personas, que en un contexto laboral, detectan infracciones penales o administrativas graves y las quieran comunicar de forma anónima. Y, el fortalecimiento de la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público.
¿Qué puedo denunciar?
Se pueden comunicar cualquier irregularidad, incumplimiento legal o conducta poco ética dentro de la empresa, incluyendo:
- Uso indebido de recursos de la empresa.
- Fraude, corrupción o malversación de fondos.
- Acoso laboral o discriminación.
- Incumplimiento de normativa interna o externa.
